L’efficacité de toute entreprise commence par sa gestion du courrier à l’arrivée. Or fort est de constater que cette gestion est désastreuse dans la plupart de nos services. C’est pourquoi ce logiciel a été pensé et conçu pour répondre à cette exigence d’efficacité dans la gestion du courrier à l’arrivée.
Le nom cib@lan a été donné à ce pro logiciel pour indiquer notre spécificité malienne tout en restant dans les normes de la qualité technologique internationale.
Cib@lan est une solution simple et puissante, adaptée à la gestion des courriers. Destiné aussi bien aux collectivités, administrations et grandes entreprises. Ce logiciel s’adapte également aux besoins des petites et moyennes entreprise (PME). En effet, tout secteur économique émet et reçoit de l’information.
Grâce à une interface très intuitive accessible sur le poste de votre entreprise, Cib@lan permet non seulement le suivi du courrier, mais gère également le classement des courriers par numéro, par date d’arrivée, par expéditeur. De même vous maîtrisez le suivi de la distribution aux services et aux utilisateurs de l’entreprise.
Élaboré en mode monoposte mais peut fonctionné sur un server en partageant le fichier. Ce progiciel fonctionne sous Windows 95, 98, 2000, 2007, XP et Vista. Construit sur une base de données, des requêtes SQL ont été effectuées pour vous permettre d’avoir plusieurs vues répondant aux besoins spécifiques de l’administration malienne ou de votre secteur d’activité.
Les points forts de cib@lan
Cib@lan a été pensé et conçu pour un logiciel de gestion du courrier, c’est pour cette raison qu’il remplit parfaitement cette mission.
Cib@lan ne s’impose à aucune structure, il s’adapte à votre organisation.
Cib@lan à la pointe des nouvelles technologies intègre la recherche full texte, c’est à dire il peut retrouver la suite réservée à un courrier spécifique.
Cib@lan gère la sécurité, en effet Cib@lan ne recrée pas un nouvel environnement de sécurité, mais il s’appuie entièrement sur la sécurité de votre ordinateur ou serveur (2003, 2000, NT, Novell ou autre…). Les permissions sont celles mises en place par l’ administrateur ; si un utilisateur essaie d’accéder à une interface qui lui est pas autorisée, une fenêtre apparaîtra lui indiquant qu’il ne possède pas les permissions suffisantes ;
Mode local : pour travailler sur des documents personnels ou confidentiels la base de données est stockée sur la machine locale.
Cib@lan s’adapte à votre méthode de travail. Cib@lan ne vous impose rien, vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs, par contre vous vous privez d’un confort de travail inégalé.
Cib@lan s’adapte à l’environnement de chaque poste de travail, le puissant module d’association de fichiers, l’installation d’un nouveau logiciel, Cib@lan ne sera pas corrompu et continuera à fonctionner normalement.
Cib@lan s’adapte à votre organisation à travers son propre modèle de sécurité :
- A chaque utilisateur de l’application il est associé un profil : Administrateur, Chef courrier, consultation;…
- L’administrateur a tout le droit et peut créer des utilisateurs spécifiques à l’application Cib@lan (Tout le monde ne peut accéder à l’application Cib@lan ou voir certaines parties sans autorisation), et affecter les autorisations spécifiques à chaque utilisateur.
Cib@lan est facile d’emploi, car il a été conçu en reproduisant les tâches réalisées par l’utilisateur :
- Pour accéder aux contenues du pro logiciel il faut être au préalable inscrit afin de sélectionner son nom sur clic dans le champ « Nom d’utilisateur » et donner son mot de passe correct y correspondant et enfin de cliquer sur « Valider » pour accéder au menu général du pro logiciel (votre identifiant va vous suivre sur toutes vos opérations). Si le mot de passe entré est incorrect trois (3) fois de suite vous êtes éjecté hors du pro logiciel avec un message spécifique « vous avez dépassé le nombre de tentative autorisée » pour éviter toute intrusion.
Fig. 0
- Avant d’avoir le menu général une barre de progression indique l’avancée de l’ouverture de la session comme indique la figure Fig 1.
Fig. 1
- Le menu général de notre pro logiciel est composé de huit (8) parties ou sous menu qui sont indiquées sur la figure ci- dessous (Fig. 2).
Fig. 2
- Le menu paramètre est obtenu par simple clic sur la « Gestion des paramètre » se trouvant sur le menu général (Fig. 3). En suite un clic sur le clic sur paramètre du « Menu Paramètre » donne la Fig. 4.
Fig. 3
Fig. 4
- La sortie d’une interface donne lieu à un message Fig. 5 pour éviter toute sortie non voulue. Ainsi l’utilisateur a une maitrise toute sa sortie de l’interface.
Fig. 5
- Un clic sur le « Menu général » « Imprimer les fiches par période » et leur bon renseignement permettent de générer la figure Fig. 6 permettant d’avoir une vue générale sur tous les courriers ordinaires arrivés dans l’organisme.
Fig. 6
Après la saisie effective d’un courrier à l’arrivée, l’utilisateur génère la fiche qui va accompagner le nouveau courrier Fig 7. Cette fiche permet au responsable d’avoir une idée sur l’objet, l’origine, type, date d’émission, date d’arrivée du courrier et surtout de pouvoir l’imputer à un agent avec des recommandations (instructions particulières du chef).
Ce travail ne peut réussir si une bonne organisation n’est pas mise en place dans l’organisme. Cette étape est la pierre angulaire à laquelle nous devons tous participer de façon responsable et harmonieuse tout en tenant compte des spécificités de chaque organisme.
Le nom de l’utilisateur en cours apparaît sur la fiche.
Fig. 7
Fonctionnalités :
- Compteur automatique, avec personnalisation de ce dernier
- Possibilité par un simple double clic sur la zone de l’expéditeur, destinataire d’accéder directement à son dossier
- Bouton Export vers Word dans les courriers Arrivés
Voir Fig. 7
- Accès sécurisé : mise en place de l’accès par mot de passe pour chaque utilisateur
Voir Fig. 0
- Sécurité avec gestion des profils d’utilisateur
- Teste Unicité Références courrier : Interdit la saisie d’une référence courrier existant déjà Idem pour les noms des correspondants
Compteur automatique
- Impression multicritères (Impression des fiches courrier par origine, par période, par référence,…)
Référence :
Cib@lan est actuellement utilisé avec satisfaction à la Direction Nationale des Frontières du Mali et d’autres services privés.
Conclusion : aucun logiciel n’est parfait car il dépend de l’analyse faite pour sa réalisation. Un logiciel est une œuvre humaine. Autrement dit ce logiciel est perfectible car d’autres options peuvent être implémentées. Mais l’existant permet amplement de réaliser avec succès notre volonté d’une automatisation du courrier dans notre organisme.
Cependant la recherche et la suivie des courriers à l’arrivée sont rendues simple et efficace grâce à ce logiciel « Kunafolibalan ».
Battons nous pour que l’administration numérique soit une réalité dans notre pays qui a besoin de l’effort conjugué de nous tous.